¿Cuáles son los seis principios clave de gestión de datos?

“A medida que el mundo se vuelve más inteligente y más inteligente, los datos se convierten en la clave de la ventaja competitiva, lo que significa que la capacidad de una empresa para competir será impulsada cada vez más por lo bien que puede aprovechar los datos, aplicar análisis e implementar nuevas tecnologías”, escribe el asesor estratégico de negocios y tecnología. Bernard Marr .

El problema que muchas empresas tienen al pasar a un enfoque basado en datos es gestionar una repentina abundancia de datos. Tienen más datos de los que saben qué hacer con, que puede ser tan paralizante como no tener datos en absoluto. Para aprovechar eficazmente las oportunidades que ofrecen los datos, las organizaciones deben elaborar hojas de ruta para recopilar, analizar y gestionar sus datos.

Estos son seis principios de gestión de datos que pueden guiar a las empresas a medida que estructuran sus procesos de gestión de datos.

6 principios clave de gestión de datos

Crear una estrategia de gestión de datos
Definir funciones en el sistema de gestión de datos
Controlar los datos a lo largo de su ciclo de vida
Garantizar la calidad de los datos
Recopilar y analizar metadatos
Maximizar el uso de los datos

1. Crear una estrategia de gestión de datos

Uno de los principios más importantes de la gestión de datos es el desarrollo de un plan de gestión de datos. Para ser eficaces, las iniciativas de la organización requieren un enfoque estratégico de la gestión de los datos. Es esencial para el éxito de una organización construir una base sólida a través de una estrategia de datos que proporcione el marco para el uso de esos datos.

Algunos de los componentes clave de una estrategia de datos son:

Definición de una visión y hoja de ruta para el uso de datos
Identificación de los datos a utilizar y cuándo y cómo utilizarlos
Planificación de almacenamiento, seguridad y documentación
Garantizar la calidad de los datos

Juntos, estos elementos crean un plan para gestionar los datos de una organización a lo largo del ciclo de vida de un proyecto o programa.

2. Definir funciones en el sistema de gestión de datos

Una buena gestión de datos requiere que usted asigne claramente roles a individuos dentro del sistema de gestión de datos. La gestión de datos es un esfuerzo de equipo, y el papel de todos es “único pero interdependiente”, escribe Brenda Reeb , consultor de gestión de datos de IData Incorporated.

Reeb explica que los tres roles más comunes que necesitan ser definidos son:

Propietarios de datos. Cada base de datos necesita un propietario de datos que es responsable de los datos y es la autoridad sobre quién obtiene acceso a ellos y cómo se utilizan.
Agentes de datos. Los administradores de datos son responsables de la calidad y el significado de los datos.
Conservadores de datos. Los custodios de datos gestionan el archivo, la recuperación, el mantenimiento y la seguridad de los datos. No lo analizan ni lo usan para tomar decisiones.

Cuando cada papel se entiende claramente, las personas pueden desempeñar con éxito sus funciones de gestión de datos.

3. Controlar los datos a lo largo de su ciclo de vida

Otro principio importante de la gestión de datos es el control de los datos a lo largo de todo su ciclo de vida. Al poner en práctica las políticas y procedimientos adecuados, las organizaciones pueden asegurar que los datos se almacenen, validen y gestionen hasta el final de un proyecto, cuando se puedan archivar o destruir.

Las organizaciones obtendrán el mayor valor de sus datos siguiendo estas fases del ciclo de vida de los datos.

4. Garantizar la calidad de los datos

Garantizar la calidad de los datos es otro principio importante de la gestión de los datos. interpretaciones significativas de datos sólo pueden ocurrir a través de datos de alta calidad, escribe Clara Beck , gerente de negocios del proveedor de soluciones de marketing Thomson Data. Para que los datos sean considerados buenos, ella dice que deben ser precisos, oportunos, no repetitivos, completos y consistentes. Los datos con estas características pueden conducir a resultados comerciales positivos, como decisiones más informadas, mayores beneficios y una ventaja competitiva en el mercado.

Para garantizar la calidad de los datos, las organizaciones deben desarrollar un sistema de datos organizado que perfile y controle toda la información recibida. Este sistema verifica la calidad de los datos con parámetros de referencia predeterminados antes de que se acepten los datos. A continuación, los datos deben pasar por una tubería que refuerce constantemente la calidad de esos datos; estos controles y equilibrios son la única manera de garantizar la calidad.

5. Recopilar y analizar metadatos

Los datos que describen otro conjunto de datos se llaman metadatos. Da a los usuarios de datos una comprensión más profunda de un conjunto de datos. Realiza un seguimiento de todos los aspectos de esos datos, como la forma en que se han recopilado y analizado, proporcionando información sobre el contenido, las características y los usos de los datos. Los metadatos son invaluables para un programa de datos exitoso.

“El valor de los metadatos reside en su capacidad para clasificar y organizar la información de manera más eficiente, así como para dar una visión más profunda de las acciones que tienen lugar en su negocio, proporcionando más inteligencia e información de mayor calidad para alimentar iniciativas de big data, automatización, cumplimiento, intercambio de datos, colaboración y más”, escribe el equipo de la empresa de soluciones de gestión de la información M-Files .

Superar o ignorar metadatos puede disminuir la calidad y el valor de los datos, por lo que las empresas deben desarrollar un enfoque detallado de la gestión de metadatos que complemente la estrategia de datos.

6. Maximizar el uso de los datos

Ninguno de los otros principios de gestión de datos importa si una empresa no maximiza el uso de los datos que recopila. Los datos no tienen valor a menos que se utilicen, por lo que las organizaciones deben asegurarse de que los datos sean accesibles y utilizables para cualquier persona que los necesite.

Matt Kendall , desarrollador de contenido y estratega en Wizeline, comparte diferentes maneras en que las empresas pueden asegurarse de que están obteniendo el mayor valor de sus datos:

Establecer metas de negocio que informen la estrategia de datos para asegurarse de que los datos están siendo realmente utilizados, no sólo almacenados.
Estandarizar la recopilación de datos para crear bases de datos limpias y fáciles de usar.
Hacer de los análisis de datos una competencia básica de la empresa.
Educar a todo el mundo desde la C-suite en la escalera sobre cómo utilizar los datos de forma significativa.

La recopilación de datos por el bien de poseerlo no hace ningún bien a nadie. Al maximizar el uso de los datos, las organizaciones pueden aprovechar mejor su poder y cosechar sus beneficios.

Estos principios de gestión de datos son las mejores prácticas para maximizar la eficacia de los datos y ayudar a las organizaciones a alcanzar los objetivos institucionales. Sin un enfoque estructurado de la gestión de datos, es fácil sentirse abrumado tratando de implementar un programa de datos.