¿Qué son los ejemplos de gestión de datos?

Cada negocio se basa en datos, y la gestión de datos permite a las empresas organizar y acceder mejor a la información recopilada en una amplia gama de soluciones de software.

La mayoría de las empresas modernas reconocen el valor de los datos, y para las pequeñas empresas, esto a menudo significa depender de los informes generados dentro de las plataformas de software individuales que utilizan para las operaciones diarias. Sin embargo, llega un momento en que es deseable unificar estos datos en una fuente central y estandarizada. Para organizar y asegurar eficazmente estos datos se requiere un proceso conocido como gestión de datos.

¿Qué es la gestión de datos?

La gestión de datos es el proceso mediante el cual las empresas recogen, almacenan, acceden y protegen los datos de diversas soluciones de software empresarial. Emplear la gestión de datos permite un acceso más eficiente a los análisis de datos que ofrecen información que se necesita para mejorar las operaciones comerciales e identificar oportunidades de mejora. Al establecer un mejor marco para acceder a las amplias franjas de datos que cada empresa genera, las empresas pueden tomar decisiones más informadas y mejorar su capacidad para ofrecer productos y servicios valiosos a sus clientes.

“La gestión de datos implica múltiples funciones y sistemas dispares que trabajan juntos para mover, organizar y proteger los datos de manera que sean precisos, precisos, accesibles y protegidos”, dijo Christopher Risher, gerente senior de programas de servicios de gestión de aplicaciones en Onepath .

“Hoy en día cada empresa tiene datos, desde los gigantes multinacionales de TI hasta las pequeñas cervecerías locales. Algunos datos son sensibles, otros son historia, otros pueden ser utilizados para predicciones futuras, otros para auditorías, etc”, dijo Rosaria Silipo, principal científica de datos de KNIME . “Con tantos datos y tantas propiedades y usos diferentes, se requiere un conjunto diferente de reglas y competencias para manejar cada subconjunto de datos. Usted puede ver entonces que la gestión de datos puede convertirse rápidamente en una tarea bastante compleja y complicada, que puede traer más prosperidad o más problemas a la empresa.”

A medida que prolifera el número de plataformas de software de negocios, también lo hace la capacidad de una empresa para recopilar datos y emplear análisis de datos para obtener información clave de ella. Sin embargo, organizar esos datos en un sistema centralizado a veces puede ser difícil. El desarrollo de una estrategia de gestión de datos es imprescindible para las empresas que desean mantener una ventaja competitiva y mejorar tanto los elementos internos como orientados al cliente de las operaciones empresariales.

¿Cómo funciona la gestión de datos?

Para empezar a aplicar una política de gestión de datos, las empresas necesitan comprender las herramientas de que disponen para hacerlo.

“La gestión de los datos normalmente comienza con un proyecto que comenzará en una de las áreas de conocimiento e iterará a través de las otras áreas de conocimiento”, dijo Risher. “Utilizar herramientas habilitadas para la nube puede ayudar en el rápido desarrollo de una plataforma de gestión de datos. Estas herramientas en la nube pueden empoderar a una organización independientemente de la ubicación de sus datos”.

Además, la gestión de datos debe servir para estandarizar los datos de manera que sean eficaces para fines comerciales. No todas las plataformas de software recopilarán datos de la misma manera, o incluso recogerán los mismos tipos de datos. La gestión de datos sirve para unificar estos silos de datos para que sean útiles cuando se combinan.

“Las organizaciones están tratando con más datos de más fuentes que nunca (conocidos como big data ). Se han dado cuenta de que todos estos datos pueden proporcionar una gran cantidad de nuevas ideas sobre el comportamiento de compra de clientes y la dinámica de su industria, pero sólo si se gestionan y confían en estos datos,” dijo Todd Wright, jefe de soluciones de gestión de datos en SAS .

La forma en que se gestionan los datos se relaciona directamente con la calidad de los datos, que debe ser incuestionable para que los esfuerzos de análisis de datos den fruto. Las decisiones tomadas sobre la base de datos defectuosos a su vez serán decisiones erróneas, por lo que la calidad de los datos debe ser de la mayor importancia para cualquier negocio que confía en esta información.

Tipos de sistemas de gestión de datos

Los sistemas de gestión de datos hacen que el proceso de gestión de datos sea más manejable, automatizando algunos de los aspectos más arduos de la unificación y revisión de datos clave. Estos sistemas incorporan bases de datos y herramientas analíticas que permiten a las empresas no sólo almacenar y organizar datos importantes, sino también consultar el sistema según sea necesario. Los mejores sistemas consolidan los datos en informes útiles que incluyen visualizaciones que proporcionan la capacidad de contextualizar los datos de un vistazo. Algunos incluso incorporan recomendaciones automatizadas de toma de decisiones empoderadas por el aprendizaje automático, ayudando a las partes interesadas clave a tomar decisiones más informadas y efectivas sobre cómo gobernar las operaciones de la empresa.

Algunos ejemplos de sistemas de gestión de datos son:

Gobernanza de los datos: Herramientas como Informatica, Azure Data Catalog y Talend mejoran la capacidad de un negocio para rastrear datos y asociarlos con metadatos para su posterior recuperación. Los metadatos ayudan a mejorar la estructura de los datos, organizándolos de tal manera que sean más útiles. Las herramientas de seguimiento de datos ayudan a las empresas a comprender cada activo de datos que tienen a su disposición. En conjunto, estos elementos son fundamentales para que las vastas bases de datos sean verdaderamente útiles. La gobernanza de los datos se trata de cómo se organizan, almacenan y protegen los datos, dijo Risher. A través de la gobernanza de los datos, las empresas pueden garantizar la calidad de los datos.
Inteligencia empresarial: Las herramientas BI como Microsoft Power BI, Azure Synapse Analytics, Tableau y Snowflake sirven para mejorar el almacenamiento y la seguridad de los datos y al mismo tiempo aprovecharlos a los responsables de la toma de decisiones de una manera estructurada y contextualizada. Las herramientas de BI son esenciales para hacer uso de vastas bases de datos, que ningún ser humano podría esperar ordenar manualmente para obtener información significativa.
Integración de datos: Herramientas como Azure Data Factory, Logic Apps y Functions ofrecen interfaces fáciles de usar para centralizar fuentes dispares de datos, que pueden producir nuevas ideas. Por ejemplo, los datos del software de contabilidad y de un CRM pueden parecer separados y no relacionados hasta que se organicen juntos. Tomados en conjunto, sin embargo, los datos de estos sistemas dispares podrían ayudar a pintar una imagen más completa del flujo de caja y los ingresos de las empresas. Esto es cierto para todas las fuentes de datos aparentemente separados, pero en realidad, relacionados.

“El objetivo de la gestión de datos es proporcionar a una organización datos fiables y rápidamente accesibles a través de los cuales se puedan tomar medidas decisivas de manera segura”, dijo Risher.

Estos sistemas de gestión de datos son herramientas cruciales para lograr ese objetivo, especialmente porque la cantidad de datos recopilados por las empresas se vuelve demasiado vasta para que cualquier ser humano se contextualice manualmente. Los sistemas de gestión de datos son necesarios para dar sentido a la cantidad abrumadora de datos que la mayoría de las empresas generan.

Cómo desarrollar una estrategia de gestión de datos

Al desarrollar una estrategia de gestión de datos, debe empezar por comprender sus objetivos empresariales clave. Haga una lista de estos objetivos y luego identifique qué datos ya está recopilando que son relevantes para cada objetivo, observando cualquier superposición entre objetivos o lagunas en los datos que ya mantiene. Una vez que haya establecido una lista completa, pregúntese cuál es la mejor manera de organizar y asegurar estos datos para su recuperación posterior.

“Desde una perspectiva estratégica, la gestión de datos y sus áreas de conocimiento subyacentes proporcionan una construcción para dar a los modelos de datos analíticos lo que se necesita para recibir información confiable”, dijo Risher. “Sin una aplicación adecuada de los controles de gestión de datos, algún nivel de la tubería que alimenta un modelo de datos analíticos puede resultar poco fiable. Si estamos basando decisiones estratégicas y de visión de futuro en datos mal recopilados, es probable que estemos impactando al negocio al tomar decisiones incorrectas”.

Para estructurar mejor los vastos registros de datos generados por una empresa en un día determinado, es importante vincular esos datos a sus objetivos empresariales específicos. Estos objetivos no sólo orientarán la recopilación y organización de datos, sino que también aclararán quién debe tener acceso a esos datos, cuándo y por qué.

“Cuando asumimos la propiedad de los datos de la empresa, tenemos que asegurarnos de entender su posición en la estrategia más amplia. Basados en su rol y características, necesitamos definir una subestrategia para la protección, almacenamiento y uso”, dijo Silipo. “Una estrategia de gestión de datos exitosa asigna un lugar, una tarea y una política a cada subconjunto de los datos, en términos de privacidad, almacenamiento y uso”.

Una estrategia de gestión de datos debe incorporar múltiples objetivos, incluida la capacidad de auditar las operaciones institucionales, supervisar el progreso hacia los objetivos de la organización y conocer lo que está funcionando y lo que no. Cada uno de estos objetivos requiere un enfoque diferente de la gestión de datos, lo que significa que sus sistemas y políticas deben ser lo suficientemente flexibles como para abordar cada uno de ellos y estar lo suficientemente estandarizados como para ofrecer niveles adecuados de seguridad y restringir el acceso a los principales interesados que más necesitan acceder a los datos.

“Dependiendo del objetivo, necesitas una herramienta diferente para administrar un subconjunto diferente de datos: desde bases de datos clásicas hasta repositorios de datos altamente seguros, desde herramientas de visualización de datos hasta herramientas de análisis de datos más avanzadas”, dijo Silipo.

Mejores prácticas de gestión de datos

Estas mejores prácticas de gestión de datos pueden mejorar la relación de su organización con los datos que recopila y almacena, haciéndolos fácilmente accesibles para su uso en la mejora de los procesos empresariales, así como asegurar que la recopilación y el uso cumplan con las leyes y regulaciones y hasta las normas de seguridad actuales.

Mantener un equipo con habilidades de gestión de datos.

La gestión de datos es una amplia y compleja área de operaciones comerciales. Eso significa que se requiere un equipo experto y dedicado de profesionales de la gestión de datos para gestionarlo correctamente. Pocos propietarios de pequeñas empresas son capaces de dar a los procesos de gestión de datos el tiempo y la atención que merecen, incluso si tienen antecedentes en los propios datos. Contratar un equipo profesional de gestión de datos con la profundidad y amplitud de conocimientos para hacerlo es una necesidad absoluta.

“En primer lugar, es necesario tener una visión global de la estrategia de datos en su empresa, para asegurarse de que todas las piezas de información se registran y se explotan para generar más información sobre el proceso y el negocio de la empresa”, dijo Silipo.

Un equipo experimentado y capacitado con habilidades avanzadas de gestión de datos es crucial para desarrollar y refinar un enfoque global de la gestión de datos. Confíe en su equipo, ya sea interno o externo, para actuar no sólo como gerentes sino como consultores cuando se trata de conectar los datos de su negocio a sus operaciones más amplias.

Este equipo debe estar equipado con herramientas fáciles de usar para monitorear, acceder y organizar los datos, tanto mientras se almacena como cuando se recoge. El empleo de algunos de los sistemas de gestión de datos mencionados anteriormente debe ser una prioridad máxima junto con la contratación del equipo adecuado.

Establecer un plan de cumplimiento de datos.

A medida que las leyes de privacidad de datos se vuelven cada vez más comunes –como el RGPD de la UE o el CCPA de California–, el cumplimiento de la privacidad de datos es fundamental. Su plan de gestión de datos no sólo debe ser útil para sus operaciones comerciales, sino que también debe ser auditable de una manera que demuestre fácilmente el cumplimiento a los reguladores y socios comerciales.

“Necesitas saber cómo cada subconjunto de datos debe ser protegido, almacenado y analizado dependiendo de su naturaleza y de su importancia estratégica”, dijo Silipo. “Aquí se unen una serie de habilidades: habilidades legales para diseñar las reglas, habilidades de TI para ver la implementación de las reglas, habilidades de programación para recuperar los datos, y algunas estadísticas y análisis de datos para entender cómo estos datos pueden llegar a ser útiles.”

Revisar periódicamente las políticas de seguridad de datos.

Como cualquier profesional de ciberseguridad le dirá, el panorama de la amenaza está cambiando constantemente, y los actores maliciosos se están volviendo más sofisticados en la forma en que se infiltran en los sistemas. Las pequeñas empresas son objetivos principales, porque los hackers saben que por lo general están menos protegidos que las grandes empresas. Como resultado, los propietarios de pequeñas empresas deben revisar periódicamente sus políticas de seguridad y revisarlas para hacer frente a las amenazas del día. Esto incluye dar a su equipo de TI la capacidad de monitorear y responder a nuevas amenazas a medida que surjan, adoptando un enfoque proactivo para la protección de sus datos centralizados.

“La seguridad siempre está en lo más alto de la mente. Por lo tanto, tener acceso a un profesional de la seguridad, como un CISO para validar los parámetros de seguridad es extremadamente valioso”, dijo Risher.